وظائف إعادة صياغة أقل بنسبة 95% - ما المبلغ الذي يمكنك توفيره؟

كنت أعتقد أن إعادة العمل كانت مجرد جزء من العمل. عاد ملف مع التعليقات. عينة غاب عن العلامة. لقد تركت عملية التسليم مجالًا كبيرًا للتخمين. ثم عادت نفس المهمة من خلال الفريق مرة أخرى. ومرة أخرى. ما تعلمته بسيط: إعادة العمل نادرًا ما تأتي من خطأ واحد كبير. يبدأ عادةً بفجوات صغيرة تتراكم. تفصيل مفقود في الموجز. مذكرة موافقة غامضة. النسخة التي تم إرسالها في وقت مبكر جدا. عضو الفريق الذي كان عليه تخمين ما يعنيه العميل. هذا هو المكان الذي يختفي فيه الوقت. هذا هو المكان الذي تنخفض فيه الطاقة. وهذا هو المكان الذي تنمو فيه التكاليف، حتى عندما لا يلاحظها أحد على الفور. إذا تمكنت من تقليل إعادة العمل بنسبة 95%، فلن أحاول العمل بشكل أسرع. سأحاول العمل بشكل أنظف. سأقوم بحفظ الأجزاء التي تحافظ على تقدم المشروع دون التراجع. أود أن أحفظ الموجز الواضح. سأحفظ المثال الصحيح. سأقوم بحفظ الشيك النهائي قبل التسليم. أود أن أحافظ على عادة طرح سؤال آخر قبل بدء العمل، وليس بعد أن تسوء الأمور. هنا كيف سأفعل ذلك. 1) سأكتب الموجز وكأنني سأستخدمه بنفسي. عندما أحصل على طلب غامض، يمكنني تقريبًا توقع المشكلة التالية. يقول العميل: "اجعل الأمر أفضل". يعتقد المصمم أنهم يقصدون الأسلوب. يعتقد الكاتب أنهم يقصدون النغمة. يعتقد فريق المبيعات أنهم يقصدون السرعة. لا أحد على خطأ. الموجز هو. أحب أن أبقي الموجز قصيرًا، ولكن كاملًا: - ما الذي يجب القيام به - لمن هو - كيف يجب أن تبدو النتيجة النهائية - ما الذي يجب أن يبقى كما هو - ما يجب تجنبه عندما أفعل ذلك، يصبح العمل أسهل للثقة. 2) سأتوقف عن تمرير العمل دون شيك، إن التسليم السريع أمر جيد. كما أنه يخلق الضوضاء. لقد رأيت ذات مرة مشكلة تنسيق صغيرة تتحول إلى تأخير لمدة يومين لأن ثلاثة أشخاص افترض كل منهم أن الشخص التالي قد قام بالتحقق منها بالفعل. هذا النوع من التأخير لا يبدو مثيرا. إنه يستنزف الأسبوع فقط. الآن أستخدم قاعدة بسيطة: إذا لم أتمكن من شرح ما انتهيت منه في دقيقة واحدة، فهو ليس جاهزًا للتحرك. لقد أنقذتني هذه العادة من العديد من الإصلاحات المتكررة. 3) سأحتفظ بمصدر واحد للحقيقة. الكثير من إعادة العمل تأتي من الملفات القديمة. نسخة واحدة موجودة في البريد الإلكتروني. نسخة واحدة تعيش في الدردشة. تتم إعادة تسمية أحد الإصدارات بكلمة "نهائي" في اسم الملف، ثم يظهر "نهائي 2" آخر لاحقًا. يبدو الأمر مألوفًا لأن العديد من الفرق تفعل ذلك. أفضّل مكانًا واحدًا مشتركًا لأحدث ملف وآخر ملاحظة وآخر موافقة. عندما يعرف الفريق أين يبحث، يتوقف الأشخاص عن إعادة بناء نفس الشيء من الصفر. 4) سأستخدم الأمثلة، وليس التخمين. إذا أردت أن يطابق الفريق أسلوبًا ما، فإنني أعرض عينة. إذا أردت أن يبدو وصف المنتج هادئًا وواضحًا، فأنا أعرض وصفًا ناجحًا. إذا أردت أن يشعر رد العميل بالدفء، فأنا أظهر النغمة التي أريدها. يعمل الناس بشكل أفضل مع النمط الذي يمكنهم رؤيته. لقد رأيت هذا مع متجر صغير على الإنترنت. استمرت إعادة كتابة ردود الدعم الخاصة بهم لأن كل شخص أجاب بأسلوب مختلف. قمنا ببناء ثلاثة ردود نموذجية للمشكلات الشائعة. انخفض ذهابا وإيابا بسرعة. الفريق لم يكن بحاجة لمزيد من الضغط. لقد كانوا بحاجة إلى نقطة انطلاق أفضل. 5) سأقوم بمراجعة العمل قبل أن يراه العميل، وهذا يبدو أساسيًا. لا يزال يتم تخطيه. تكتشف المراجعة السريعة نوع الأخطاء التي تسبب أكبر قدر من الألم لاحقًا: - الأسماء المفقودة - التواريخ الخاطئة - الروابط المعطلة - الأرقام غير المتطابقة - الصياغة غير الواضحة - مشكلات التخطيط لا أحاول فحص كل شيء مرة واحدة. أتحقق من الأجزاء التي من المرجح أن تسبب جولة أخرى من التعديلات. غالبًا ما يوفر هذا التوقف الصغير ساعات. 6) أود أن أسأل عن السبب الحقيقي وراء التغيير. ليس كل طلب تعديل يعني نفس الشيء. قد يطلب العميل تغيير اللون، ولكن المشكلة الحقيقية هي الرؤية. قد يطلب المدير نسخة أقصر، لكن المشكلة الحقيقية هي أن الرسالة تبدو مزدحمة للغاية. قد يطلب المشتري تنسيقًا جديدًا، لكن المشكلة الحقيقية هي أنه لم يتمكن من العثور على النقطة الأساسية. عندما أطرح سؤالاً مباشرًا واحدًا - "ما هو الجزء الذي لا يناسبك؟" – غالبًا ما أجد المشكلة الحقيقية بشكل أسرع. هذا هو المكان الذي تبدأ فيه إعادة العمل في التقلص. لا أعتقد أنه يمكن إزالة إعادة العمل بالكامل. سيكون ذلك خيالا. الناس يغيرون رأيهم. تحول المشاريع. الأسواق تتحرك. العمل الحقيقي لديه احتكاك. ما أؤمن به هو: يمكن للفريق التوقف عن التعامل مع إعادة العمل على أنها نفايات عادية. هذا التحول يغير كل شيء. إنه يغير الطريقة التي أكتب بها ملخصًا. إنه يغير كيفية تسليم المهمة. إنه يغير الطريقة التي أراجع بها عملي. إنه يغير الطريقة التي أتحدث بها مع العملاء، لأنني أتوقف عن التخمين وأبدأ في التوضيح. إذا كان عليّ أن أنقذ شيئًا واحدًا، فسوف أحافظ على الوضوح. الوضوح في البداية. الوضوح أثناء عملية التسليم. الوضوح قبل الموافقة. هذا هو ما يخفض إعادة العمل. وهذا ما يوفر الوقت. وهذا هو ما يمنع العمل الجيد من العودة مرارًا وتكرارًا.

لقد رأيت نفس المشكلة عدة مرات: الفريق يقوم بالمهمة، ثم يقوم بجزء منها مرة أخرى. يتغير الرسم. حدث خطأ في عملية التسليم. يتم تفويت التفاصيل. يبدو هذا العمل الإضافي صغيرًا في البداية، لكنه يستمر في استهلاك العمالة والمواد والتركيز. ولهذا السبب أهتم بإعادة العمل. إن إعادة العمل بشكل أقل لا يعني فقط عملاً أكثر سلاسة. يمكن أن يعني ذلك هامشًا أفضل، وضغطًا أقل، وعملية أنظف. السؤال الحقيقي ليس ما إذا كانت إعادة العمل تؤذي الربح. إنه كذلك. السؤال الحقيقي هو ما مقدار الربح الذي يتم خسارته الآن. عادة ما أنظر إلى الأمر بطريقة بسيطة. إذا قضى فريقك 100 ساعة في مشروع ما، وخصصت 15 ساعة منها لإصلاح الأخطاء، فأنت تدفع مقابل العمل الذي لا يدفع المهمة إلى الأمام. إذا قمت بتقليص مدة إعادة العمل هذه إلى 5 ساعات، فستكون لديك 10 ساعات مجانية. يمكن لهذه الساعات العشر أن تذهب إلى عمل جديد، أو تسليم أسرع، أو تكلفة أقل. إليك مثال بسيط من فريق خدمة صغير عملت معه. لقد تعاملوا مع إعدادات العميل كل أسبوع. في البداية، استمروا في إصلاح التفاصيل المفقودة في نفس الملفات. الإعداد الذي كان من المفترض أن يستغرق 4 ساعات غالبًا ما يستغرق 6 ساعات. وبعد إضافة قائمة تحقق قصيرة وخطوة مراجعة نهائية، انخفض المتوسط ​​إلى حوالي 4.5 ساعات. لم يصبح الفريق أكثر ذكاءً بين عشية وضحاها. لقد توقفوا للتو عن تكرار الأخطاء. هذا النوع من التغيير يمكن أن يؤثر على الربح بطريقة مباشرة للغاية. عادةً ما أقوم بتقسيم الإصلاح إلى بضع خطوات. - أجد المكان الذي تبدأ فيه إعادة العمل، وألقي نظرة على عملية التسليم، أو نقطة الموافقة، أو الإعداد، أو الفحص النهائي. معظم إعادة العمل لها مصدر. ونادرا ما يظهر بالصدفة. - أقوم بقياس التكلفة وأحسب الساعات، وهدر المواد، وأرصدة الخدمة، والتأخير، والعمل الإداري الإضافي. إذا لم أقم بقياسه، فلن أستطيع إدارته. - أصلح الخطأ الأكثر شيوعا أولا ولا أحاول حل كل مشكلة مرة واحدة. أركز على الخطأ الذي يظهر في أغلب الأحيان. - أقوم بإضافة عنصر تحكم واحد بسيط. يمكن لقائمة التحقق أو القالب أو نموذج الملف أو المراجعة النهائية إيقاف العديد من الأخطاء المتكررة. - أبقي العملية سهلة المتابعة إذا كانت العملية طويلة جدًا، فإن الأشخاص يتخطون الخطوات. إذا كان الأمر بسيطًا، فسيستخدمه الناس. - أراجع النمط كل أسبوع وأريد أن أعرف ما الذي فشل وأين فشل ولماذا فشل. وهذا يساعدني على منع نفس المشكلة من العودة. أعتقد أيضًا أن إعادة العمل ليست مجرد مشكلة عملية. غالبًا ما تكون مشكلة في الاتصال. عندما يخمن الناس، فإنهم يقومون بالتصحيحات لاحقًا. عندما لا تتشارك الفرق في نفس المعيار، يتحرك العمل ذهابًا وإيابًا. وعندما يكون الموجز ضعيفا تكون النتيجة ضعيفة. لقد رأيت هذا في أعمال التصميم ودعم المبيعات والعمليات. النمط هو نفسه. إن الفجوة الصغيرة في البداية تصبح تكلفة أكبر في النهاية. أعطاني أحد عملاء التصنيع درسًا جيدًا. لقد كانوا يخسرون المال على الجزء الذي استمر في العودة لإجراء اللمسات النهائية. ألقى الفريق باللوم على المهارة في البداية. لقد نظرت عن كثب ووجدت أن المشكلة جاءت من خطوة فضفاضة في الإعداد. لقد أضافوا فحصًا بسيطًا للمقياس قبل بدء الإنتاج. انخفض معدل العيوب، وقضى الفريق وقتًا أقل في إصلاح نفس الجزء مرارًا وتكرارًا. هذا هو نوع المكاسب التي غالبًا ما يفتقدها الناس. إن إعادة العمل بشكل أقل لا يعني دائمًا نموًا كبيرًا في اليوم الأول. العديد من المكاسب هادئة. بضع ساعات محفوظة هنا. خردة أقل هناك. شكاوى أقل من العملاء. تسليم أسرع. مزاج أفضل للفريق. تلك القطع مكدسة. إذا اضطررت إلى إعطاء إجابة واحدة عن السؤال "فكم بالحري؟"، فسأقول هذا: يمكن أن يكون ذلك كافياً لتغيير نتيجة العمل، ولكن فقط إذا تعامل الفريق مع إعادة العمل باعتبارها تكلفة يجب تتبعها، وليس كجزء طبيعي من الوظيفة. أفضّل هذا النهج لأنه صادق. لا يعد بالسحر. انه يعطي الطريق. عندما أركز على عمليات إعادة صياغة أقل، فإنني أحمي الربح من الداخل. أنا أيضًا أجعل العمل أسهل للثقة. وهذا مهم، لأن العملية النظيفة غالبًا ما تكون أفضل طريقة لمنع تسرب الأرباح.

اعتدت أن أرى نفس المشكلة مرارًا وتكرارًا: كانت الوظيفة تبدو جيدة في البداية، ثم أعود لإجراء التصحيحات والفحوصات الإضافية والتأخير. كان الملف على وشك الانتهاء، ولكن لا يزال يتعين على فريقي لمسه مرة أخرى. ثم مرة أخرى بعد ذلك. هذا هو ما تشعر به إعادة العمل. إنه يستنزف الجهد. إنه يؤذي الروح المعنوية. كما أنه يخفي التكلفة الحقيقية، لأن الهدر ليس فقط العمل الإضافي. إنه التسليم الفائت والإرجاع والضغط الذي يتبع ذلك. إذا انخفضت إعادة العمل بنسبة 95%، فلن أسمي ذلك حظًا. أود أن أسميها عملية أفضل. لقد تعلمت أن إعادة العمل نادرًا ما تأتي من فشل كبير واحد. وعادة ما يأتي من العديد من الفجوات الصغيرة. ملخص ضعيف، مواصفات مفقودة، تسليم متسرع، فحص حدث بعد فوات الأوان، أحد أعضاء الفريق يخمن بدلاً من التأكيد أنني رأيت هذا في فريق تعبئة صغير. تمت طباعة الملصقات، ثم تم رفضها لأن تنسيق التاريخ كان خاطئًا. التصميم كان جيداً المنتج كان على ما يرام. الخطأ جاء من سطر واحد في الموجز لم يؤكده أحد. تسببت فجوة صغيرة في دفعة كاملة من العمل الإضافي. هذا النوع من الخسارة يمكن تجنبه. ما ساعدني أكثر هو عدم مطالبة الناس بالعمل بجدية أكبر. لقد طلبت من الفريق العمل بافتراضات أقل. لقد بدأت مع الموجز. لقد جعلت كل طلب بسيطًا وكاملًا: ما يجب القيام به كيف يجب أن تبدو المخرجات ما الذي يجب ألا يتغير من يوافق عليه ما الذي يجب أن يغطيه الفحص النهائي عندما كان الموجز غامضًا، تمت إعادة العمل. وعندما كان الموجز واضحا، جاءت الأسئلة في وقت مبكر، وليس بعد إنجاز المهمة. أضفت أيضًا شيكًا قصيرًا قبل بدء العمل. لم تكن هذه عملية ثقيلة. أبقيتها صغيرة. سألت ثلاثة أشياء: هل يفهم الفريق الهدف؟ هل الملفات أو القياسات أو المراجع صحيحة؟ هل هناك أي تفاصيل مفقودة يمكن أن تسبب التصحيح لاحقًا؟ هذا التوقف الصغير أنقذ الكثير من المتاعب. لقد غيرت أيضًا كيفية تقديم التعليقات. في السابق، كانت التعليقات غالبًا ما تأتي في النهاية، عندما كان إصلاح المشكلة يعني بالفعل تكلفة إضافية. بعد ذلك، طلبت التعليقات في خطوات أصغر. مسودة. عينة. مراجعة سريعة. تسجيل الخروج قبل المرحلة التالية. وقد ساعد هذا في المطبعة التي عملت معها. اعتاد عملاؤهم على الموافقة على العمل الفني فقط بعد بدء الإنتاج الكامل. وكانت الأخطاء مكلفة. وبعد أن بدأوا بمراجعة إثبات الاختبار أولاً، انخفض عدد التصحيحات كثيرًا. لا يزال الفريق يقوم بإجراء التعديلات، لكنها كانت أصغر وأسهل في التعامل معها. هذه هي النقطة التي أعود إليها دائمًا. تقع إعادة العمل عندما يتمكن الأشخاص من اكتشاف الأخطاء مبكرًا. لقد شاهدت أيضًا الأخطاء المتكررة. إذا ظهرت نفس المشكلة مرتين، كنت أتعامل معها على أنها مشكلة عملية، وليست مشكلة شخصية. هذا غير المحادثة. بدلًا من أن تقول: "من ارتكب الخطأ؟" سألت: "أين سمحت العملية لهذا الخطأ بالمرور؟" هذا التحول مهم. يصبح الناس أكثر انفتاحًا عندما لا يشعرون باللوم. إنهم يشاركون ما حدث بالفعل. أحصل على إجابات أفضل. يصبح الإصلاح عمليًا. في إحدى الحالات، استمر الفريق في إرسال إصدار الملف الخاطئ إلى الإنتاج. لم يكن ذلك لأنهم كانوا مهملين. كان لديهم عدد كبير جدًا من أسماء الملفات التي تبدو متشابهة. قمنا بتغيير قاعدة التسمية، وأضفنا مجلدًا مصدريًا واحدًا، وأزلنا النسخ القديمة. توقفت الأخطاء. غالبًا ما تتفوق التغييرات البسيطة على الاجتماعات الطويلة. أنا أيضًا أحب قوائم المراجعة القصيرة. ليست طويلة. تلك القصيرة. تعمل قائمة المراجعة عندما تساعد الفريق على تذكر الخطوات الأكثر أهمية. لا ينبغي أن يبدو الأمر وكأنه عمل ورقي. يجب أن يشعر وكأنه حزام الأمان. بالنسبة لعملي الخاص، أستخدم بعض الفحوصات الأساسية: الطلب واضح التنسيق صحيح تطابق الأرقام تمت الموافقة على العينة المخرج النهائي يطابق الموجز وهذا يكفي للعديد من المهام. عندما أنظر إلى الفرق ذات معدلات إعادة العمل المنخفضة، أرى نفس العادات مرارًا وتكرارًا. ولا يعتمدون على الذاكرة وحدها. إنهم لا يفترضون أن الجميع يفهمون نفس الشيء. إنهم يجعلون العمل مرئيًا. يكتشفون المشاكل في وقت مبكر. إنهم يبقون الخطوات بسيطة. إذا كان علي أن ألخص وجهة نظري، فسأقول هذا: إعادة العمل لا تنخفض لأن الناس يصبحون مثاليين. يسقط لأن النظام يمنحهم مساحة أقل للتخمين. ولهذا السبب أهتم بالموجز والتسليم والمراجعة والفحص النهائي. تلك هي الأماكن التي تختبئ فيها النفايات. قم بإصلاحها وستتغير النتيجة بسرعة. إذا انخفض معدل إعادة صياغة أعمالي بنسبة 95%، فسأعرف شيئًا واحدًا مؤكدًا. لم يكتف الفريق بالعمل بجدية أكبر. أصبح العمل نفسه أسهل للقيام به بشكل صحيح. هل أنت مهتم بمعرفة المزيد عن اتجاهات الصناعة وحلولها؟ تواصل مع فوزين: mr.wang@fzsmarttool.com/WhatsApp 13967978494.

آنا سميث 2023-06-15 إدارة إعادة العمل في الفرق الحديثة مايكل تورنر 2022-09-08 تقليل حلقات الخطأ من خلال عمليات التسليم الواضحة لورا بينيت 2021-11-20 التكلفة الحقيقية لإعادة العمل في العمليات التجارية ديفيد كولينز 2024-02-14 بناء ملخصات أفضل لتسليم أسرع إميلي كارتر 2020-07-30 ممارسات مراقبة الجودة التي تقلل من تكرار العمل جيمس ويلسون 2023-01-05 كيف يعمل الوضوح على تحسين كفاءة العملية